De la primera reunión a la operación real.
Cinco fases, con lo que hacemos nosotros y lo que necesitamos de tu equipo en cada una. Un alcance acotado toma entre cuatro y seis semanas; la migración masiva se estima aparte.
- FASE 01
Levantamiento
1 semana
Revisamos cómo trabajan hoy: qué tipos de proyecto manejan, qué carpetas usan, quién aprueba qué y de dónde vienen los documentos. De acá sale el diseño de la estructura, que es la decisión que más pesa en el resultado final.
Lo hace Epitech
- Entrevistas con las áreas involucradas
- Propuesta de estructura y roles
- Alcance y plazos por escrito
Lo necesitamos de ti
- Una contraparte con capacidad de decidir
- Acceso a un par de proyectos reales de ejemplo
- FASE 02
Despliegue
2 a 5 días
Levantamos el ambiente con Terraform en la cuenta cloud definida. Como la infraestructura es código, el ambiente de pruebas y el productivo salen de la misma plantilla y no divergen.
Lo hace Epitech
- Aplicación de la plantilla de infraestructura
- Ambiente de pruebas y ambiente productivo
- Verificación de conectividad y respaldos
Lo necesitamos de ti
- Cuenta cloud con permisos, o la decisión de usar la nuestra
- Dominio y certificado, si va con URL propia
- FASE 03
Configuración
1 a 2 semanas
Se crean las plantillas de carpetas por tipo de proyecto, las etapas con sus campos, los tipos de documento y los roles. Es la fase donde el sistema deja de ser genérico y pasa a hablar el idioma de tu institución.
Lo hace Epitech
- Carga de plantillas, etapas y campos
- Definición de roles y matriz de permisos
- Ajustes sobre tu retroalimentación
Lo necesitamos de ti
- Validación de la estructura propuesta
- Nómina de unidades y responsables
- FASE 04
Usuarios y capacitación
1 semana
Se cargan las personas con su unidad y sus permisos, y se capacita por perfil: no es lo mismo lo que necesita saber quien sube documentos que quien administra la estructura.
Lo hace Epitech
- Carga de usuarios y asignación de permisos
- Capacitación por perfil
- Material de apoyo para consulta posterior
Lo necesitamos de ti
- Nómina de usuarios con su unidad
- Un par de horas de cada equipo para la capacitación
- FASE 05
Migración
Según volumen
Se traslada el repositorio actual conservando la estructura de origen y asignando tipo de documento y metadatos. Se estima aparte porque depende del volumen y del estado en que venga.
Lo hace Epitech
- Carga masiva con metadatos
- Verificación de integridad
- Informe de lo migrado y lo descartado
Lo necesitamos de ti
- Decidir qué se migra y qué queda archivado
- Un responsable que resuelva las dudas del camino
La fase 3 es la que decide el resultado. Una estructura mal definida se arrastra durante años, porque una vez que hay miles de documentos adentro reordenarla cuesta mucho más que discutirla ahora. Es la fase donde más pedimos participación de tu equipo, y la que menos conviene apurar.
Cuéntanos cómo trabajan hoy y te mostramos el sistema con tus casos.
La demo no es una presentación genérica: llevamos armada la estructura de carpetas y las etapas de un proyecto tuyo, para que veas el sistema con documentos que reconoces.
Listo, ya tenemos tu mensaje
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