# Acervo by Epitech — contexto legible por máquinas
# https://llmstxt.org/ — usado por asistentes de IA para contexto factual del sitio.
# Sitio público: https://acervo.epitech.cl/
# Generado automáticamente en el build. Última generación: 2026-08-19

## Qué es Acervo

Acervo es un sistema de gestión documental para instituciones, desarrollado por Epitech (consultora tecnológica chilena). Organiza los documentos en proyectos con estructura de carpetas aplicada desde plantillas, versiona automáticamente cada archivo, controla el acceso en cuatro capas (rol, carpeta, etapa y usuario), registra toda acción en un log de auditoría y permite buscar dentro del contenido de los documentos, no solo por nombre de archivo.

La diferencia práctica frente a una carpeta compartida o un Drive es que la estructura no depende de la disciplina de las personas: la aplica el sistema, las versiones no se pisan, los permisos se evalúan en el servidor en cada petición y queda registro de todo lo que se hizo.

## Modelo de despliegue

El sistema corre en contenedores Docker. El despliegue de referencia se hace con Terraform sobre la cuenta AWS del propio cliente e incluye ECS Fargate (aplicación), RDS PostgreSQL (datos), S3 privado (documentos), OpenSearch (índice de búsqueda) y CloudFront (entrega del frontend). También puede operarlo Epitech como servicio gestionado, o desplegarse en infraestructura propia del cliente con un almacenamiento compatible con S3.

Los documentos de los clientes no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.

## Funcionalidades

### Proyectos y carpetas
Cada proyecto es un contenedor con su propia estructura de carpetas, sus responsables y sus permisos. Los proyectos se anidan: un programa agrupa a sus proyectos hijos y hereda visibilidad hacia abajo sin duplicar carpetas ni archivos.
- Proyectos padre e hijo con herencia de permisos
- Carpetas anidadas sin límite de profundidad
- Mover y renombrar carpetas conservando el historial
- Carpetas compartidas transversales entre proyectos
- Eliminación lógica: un proyecto archivado se recupera, no se pierde

### Plantillas de estructura
El editor de plantillas arma el árbol de carpetas de un tipo de proyecto y lo guarda como plantilla reutilizable. Las plantillas se agrupan en conjuntos, de modo que abrir un proyecto de obra y uno de licitación produce dos estructuras distintas y ambas correctas desde el primer día.
- Constructor visual del árbol de carpetas
- Conjuntos de plantillas por tipo de proyecto
- Aplicación automática al crear el proyecto
- Edición de la plantilla sin afectar proyectos ya creados

### Versionado de documentos
El número de versión se incrementa solo. Cada versión conserva quién la subió, cuándo y con qué metadatos, y se puede descargar cualquiera de ellas — no solo la última. Se acabó el «informe_final_v3_REVISADO_ok.pdf».
- Incremento automático de versión al resubir
- Descarga de cualquier versión histórica
- Metadatos por documento y por versión
- Tipos de documento configurables por la organización
- Carga de archivos grandes por streaming, sin bloquear el navegador

### Etapas y campos dinámicos
Las etapas modelan el avance de un proyecto y llevan campos definidos por la organización: texto, fecha, número, lista de opciones o ubicación geográfica. Los campos son dinámicos — se crean desde la interfaz, sin tocar código ni esperar un despliegue.
- Campos dinámicos por etapa y por tipo de proyecto
- Orden configurable de las etapas
- Permisos de lectura y edición por etapa
- Campos geográficos con región, provincia y comuna de Chile
- Selección múltiple de territorios en un mismo proyecto

### Hitos y cumplimiento
Los hitos definen los compromisos del proyecto y las tareas se gestionan en un tablero kanban con reglas: una tarea no avanza de columna si no cumple las condiciones configuradas. El resultado es un estado de avance que refleja la realidad y no el optimismo de quien mueve la tarjeta.
- Tablero kanban con validación de movimiento entre columnas
- Asignación de responsables y filtro por persona
- Detalle de actividad y comentarios por tarea
- Vista de cumplimiento con acceso restringido por permiso

### Estructura organizacional
La estructura de la institución se modela en tres niveles y los permisos cuelgan de ella. Cuando alguien cambia de unidad, hereda los accesos de su nueva área y pierde los de la anterior sin que nadie tenga que revisar carpeta por carpeta.
- Divisiones, departamentos y unidades
- Usuarios asociados a una o varias organizaciones
- Permisos heredados desde la estructura
- Permisos directos por usuario para las excepciones

### Búsqueda dentro de los archivos
Los documentos se indexan con su contenido extraído: el buscador entra al PDF, al Word y al Excel. Sobre eso corre además una búsqueda semántica por embeddings, que encuentra el documento correcto aunque el texto de la consulta no aparezca literal en él.
- Indexación del contenido de PDF, Word y Excel
- Búsqueda de texto completo con resaltado de coincidencias
- Búsqueda semántica por significado, no solo por palabra exacta
- Filtros por proyecto, tipo de documento, etapa y fecha
- Resultados limitados a lo que el usuario tiene permiso de ver

### Permisos y auditoría
El control de acceso se define por rol, por carpeta, por etapa y por usuario individual, y se evalúa en cada acción del servidor — no se confía en que la interfaz esconda el botón. Todo queda registrado: quién descargó, quién subió, quién cambió un permiso y cuándo.
- Roles con permisos granulares por recurso y acción
- Permisos por carpeta y por etapa, además de los de rol
- Permisos directos por usuario para casos puntuales
- Registro de auditoría con detalle por evento
- Trazabilidad de descargas y cambios de versión

## Planes

No hay tarifas publicadas: el valor se cotiza según usuarios, almacenamiento, integraciones y modalidad de despliegue.

- Equipo (precio a cotizar): Hasta 25 usuarios, 250 GB. Gestión documental con proyectos, plantillas de carpetas, versionado automático, roles y auditoría, sobre una instancia gestionada por Epitech.
- Organización (precio a cotizar): Hasta 250 usuarios, 2 TB. Todo lo del plan Equipo más estructura organizacional en tres niveles, etapas con campos dinámicos, hitos con tablero de cumplimiento y búsqueda semántica.
- Institucional (precio a cotizar): Usuarios ilimitados, Según contrato. Despliegue dedicado en la cuenta cloud del cliente, con Terraform, integraciones a medida, SLA formal y acompañamiento de un equipo asignado.

## Comparación con una carpeta compartida

- Estructura de carpetas. Carpeta compartida: Cada quien la arma a su manera; dos proyectos nunca se parecen. Acervo: Plantilla por tipo de proyecto: la estructura se aplica sola al crearlo.
- Versiones. Carpeta compartida: Sufijos en el nombre del archivo y una carpeta «antiguos». Acervo: Versión numerada automática, con autor y fecha, y descarga de cualquiera.
- Permisos. Carpeta compartida: Por carpeta, hasta que alguien comparte un enlace y se pierde el control. Acervo: Por rol, carpeta, etapa y usuario, evaluados en el servidor en cada acción.
- Búsqueda. Carpeta compartida: Por nombre de archivo, si recuerdas cómo lo llamaron. Acervo: Por el contenido del documento, con búsqueda semántica encima.
- Datos del proyecto. Carpeta compartida: Una planilla aparte que alguien actualiza a mano. Acervo: Campos dinámicos por etapa dentro del mismo sistema.
- Avance y compromisos. Carpeta compartida: Un correo pidiendo el estado, una vez por semana. Acervo: Hitos y tablero de cumplimiento con reglas de avance.
- Auditoría. Carpeta compartida: No hay. Si algo se borró, no se sabe quién lo borró. Acervo: Registro de cada acción, con usuario, fecha y detalle.
- Dónde viven los datos. Carpeta compartida: En la nube del proveedor, bajo sus términos. Acervo: En tu cuenta cloud o en tu propia infraestructura, si así lo requieres.

## Preguntas frecuentes

### ¿Dónde se guardan los documentos?
En el almacenamiento de objetos de tu propia cuenta cloud. En AWS es un bucket S3 privado que crea la plantilla de Terraform del despliegue, sin acceso público y con las credenciales inyectadas al servicio; nunca se configuran a mano. Si tu institución requiere que los archivos no salgan de su infraestructura, el sistema corre igual en un servidor propio con Docker y un almacenamiento compatible con S3.

### ¿Puede buscar dentro del contenido de un PDF escaneado o un Word?
Sí para documentos con texto: al subir un archivo se extrae su contenido y se indexa en el motor de búsqueda, de modo que una consulta encuentra el documento por lo que dice adentro y no solo por el nombre del archivo. Sobre esa indexación corre además una búsqueda semántica por embeddings, que devuelve el documento correcto aunque las palabras exactas de la consulta no aparezcan en el texto. Un PDF escaneado sin capa de texto requiere OCR previo; es una integración que se evalúa caso a caso.

### ¿Cómo se controla quién puede ver cada documento?
Con cuatro capas que se combinan: el rol del usuario, los permisos de la carpeta, los permisos de la etapa del proyecto y los permisos directos que se le asignan a una persona puntual. Todas se evalúan en el servidor en cada petición, así que un usuario sin permiso no obtiene el archivo aunque conozca su URL. Los resultados de búsqueda también se filtran por permiso: nadie ve en el buscador un documento al que no tiene acceso.

### ¿Qué pasa cuando alguien sube un archivo que ya existe?
Se crea una versión nueva y la anterior se conserva completa. El número de versión se incrementa automáticamente y cada una guarda quién la subió, cuándo y con qué metadatos. Cualquier versión histórica se puede descargar, no solo la vigente, y todo el movimiento queda en el registro de auditoría.

### ¿Se puede adaptar a los campos y las etapas de mi institución?
Sí, y sin desarrollo. Las etapas de un proyecto y los campos de cada etapa se definen desde la interfaz de administración: texto, fecha, número, listas de opciones o ubicación geográfica con región, provincia y comuna. Cada tipo de proyecto puede tener su propio conjunto de etapas y campos, de modo que una obra y una licitación no comparten el mismo formulario.

### ¿En qué infraestructura corre?
Sobre contenedores Docker, lo que le permite correr en cualquier nube o en un servidor propio. El despliegue de referencia en AWS está descrito en Terraform e incluye ECS Fargate para la aplicación, RDS PostgreSQL para los datos, S3 para los documentos, OpenSearch para la búsqueda y CloudFront para la entrega del frontend. Como la infraestructura es código versionado, el mismo ambiente se levanta de nuevo tal cual quedó.

### ¿Cuánto demora una implementación?
La instancia queda operativa en cuestión de días, porque el despliegue está automatizado. Lo que define el plazo real es la configuración: modelar la estructura organizacional, definir las plantillas de carpetas, las etapas y sus campos, y cargar los usuarios con sus permisos. En un alcance acotado eso toma entre dos y cuatro semanas; una migración masiva desde un repositorio existente se estima aparte.

### ¿Se puede migrar lo que ya tenemos en carpetas de red o en Drive?
Sí. La carga masiva conserva la estructura de carpetas de origen y permite asignar tipo de documento y metadatos durante el proceso. Lo que conviene definir antes de migrar es la estructura destino, porque mover un repositorio desordenado tal cual está solo traslada el desorden a un sistema nuevo.

### ¿Qué pasa si borramos un proyecto por error?
La eliminación es lógica: el proyecto deja de aparecer en los listados pero sus datos y documentos siguen ahí y un administrador puede restaurarlo. La operación queda registrada en la auditoría con el usuario que la ejecutó y la fecha.

### ¿Cuánto cuesta?
El valor se cotiza según la cantidad de usuarios, el almacenamiento requerido, las integraciones con sistemas existentes y si el despliegue va sobre infraestructura de Epitech o sobre la cuenta cloud de la institución. Escríbenos con esos cuatro datos y te llega una propuesta concreta; no hace falta una llamada previa para conocer el rango.

## Contacto

- Correo: contacto@epitech.cl
- Teléfono: +56 9 9095 5037
- Ubicación: Santiago, Chile
- Formulario: https://acervo.epitech.cl/contacto/

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